大型会务管理系统是运用现代化的管理手段对入会代表进行人员登录、系统查询统计、实时检控的管理系统，登录手段先进，保证入会代表轻松、自如的登录，登录功能全面，速度快，保证画面一次、准确显示，后台实时检控各入口、座区及分团实到人数，及时给大会组织人员提供相应报表。
会务系统主要功能：
（1）建立前台实时登录会务系统，保证入会代表准确、快速登录，要自然地显示相片、姓名及其它登录信息，让代表轻松、自如地进入会场。
（2）建立后台动态数据统计、查询打印功能，保证实时为大会组织者提供准确、详细的入会代表情况，及时为大会提供服务。
硬件及网络系统
（1）前端识读设备
前端识读设备采用SYMBOL公司全方位激光扫描器，并对其识读特性进行设置，保证快速、准确释读代表卡上条码，并对误码、错码进行排错处理。
（2）网络设备
采用3COM公司的HUB，它有一个100M口和16个10M口，100M口可以用来连接服务器或高速主干，网卡也采用3COM的10-100M网卡，保证网络硬件系统的高度兼容，以提供快速、安全的网络服务。
（3）网络系统
根据当今网络技术的发展和采用的数据库特点，采用微软NT4。0网络操作系统，保证网络操作系统易维护及与本系统采用的ACESS数据库高度兼容。
软件系统
（1）前端登录会务系统
前端软件系统是保证入会代表轻松、自如的登录，系统准确、实时采集数据。
（1.1）系统功能
入会代表持卡通过入口时，能根据数据库内容在屏幕上显示代表近照、姓名及欢迎词，并把代表进入会场时间及代表信息及时传入后台数据库
（1.2）会务软件系统特点
A、 安全性
系统安全性在软件方面主要指断网保护功能。一旦网络或服务器发生故障，前端可以自动检测到此故障，前端仍可继续登录，其登录信息可存储在本地机器。故障排除后，系统自动进行网络连接，进入正常工作状态。
B、 准确性
系统能准确处理错码，重码情况。
C、速度
前端入会代表轻松、自如的登录，不会造成刷卡后等待现象，
（2）会务管理软件后台管理系统
系统功能：后台系统主要进行系统数据设置、录入、数据查询统计、实时检控各入口、座区及分团实到人数，及时给大会组织人员提供相应报表。包括：
（2.1）设置分团情况，每个入会代表团的实报人数、组成情况。设置每个代表团人员明细，包括姓名、年龄、籍贯、学历、职务等有关信息。
（2.2）设置本次会议的会议进程及每次会议的名称及参加人员等信息。初始化每次会议起初数据，为会议开始做好准备
（2.3）入会代表团查询，查询代表团人数及每个成员的详细情况。
（2.4）分类查询，根据年龄、学历、籍贯等分类统计查询有关资料。 （2.5）入会情况查询，查询某代表入会时间、从何入口进入 会场及缺席会议情况。
（2.6）统计打印功能，
D1 按代表团统计打印，包括每个代表团应到人数、实到人数、未到人数及未到人员。
D2 按座区统计打印，包括每个座区应到人数、实到人数、未到人数及未到人员。
D3 入会情况统计，统计大会应到、实到、未到及每个代表团（或座区）应到、实到、未到的列表。
（2.7）会议检控
A 检控每个入口的入会情况，以直方条爬行方式直观的表现每个入口代表入会情况。
B 检控每个座区的入会情况，以直方图（或圆饼图）方式直观的表现每个座区代表入会情况。
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